Du hörst es immer wieder, den Begriff „virtuelle Assistenz“. Aber so richtig kannst du dir darunter nichts vorstellen.
Vielleicht fragst du dich auch, was diese Assistenz für dich tun könnte und wie das alles genau abläuft.
Tatsächlich kann dies ganz unterschiedlich ablaufen, denn unterschiedliche virtuelle AssistentInnen haben unterschiedliche Herangehensweisen. Damit du aber eine Vorstellung bekommst, möchte ich dir hier heute erzählen, was du von einer Zusammenarbeit mit mir erwarten kannst.
Die Kontaktaufnahme
Zu aller erst nehmen wir miteinander Kontakt auf. Dies kann auch ganz unterschiedlich geschehen. Möglich ist, dass ich dir auf eine Suchanzeige antworte oder du aktiv suchst und auf meine Website stößt. Hier kannst du mir entweder eine Mail schreiben, in der du mich um einen Call bittest oder du benutzt einfach mein Buchungstool und buchst eine ganz book a non-binding and free meeting bei mir.
Super hilfreich ist es hier, wenn du mir eine Mail mit deinen ungefähren Vorstellungen oder Fragen schicken könntest, damit ich mich schon einmal auf unser Gespräch vorbereiten oder dir sogar schon ein Angebot zusammenstellen kann. Dies ist aber natürlich kein Muss. Oftmals wissen meine Kunden nämlich noch gar nicht richtig, wie genau ich sie unterstützen könnte.
Das Kennenlernen
Bei einem Zoomcall können wir uns ein erstes Mal unterhalten. Schön finde ich es hierbei immer, wenn sich beide Parteien vorstellen und von ihrem Unternehmen und dem, was sie machen, erzählen.
Zusammen kann man dann besprechen, inwieweit ich dich bei deinem Unternehmen unterstützen kann. Auf meiner Website findest du all die Dienstleistungen, welche ich anbiete. Solltest du aber auch in anderen Bereichen Hilfe brauchen, ist das meist überhaupt kein Problem. Ich arbeite mich sehr schnell in neue Dinge ein und kann dich höchstwahrscheinlich auch bei diesen unterstützen. Falls die Dienstleistung aber so anspruchsvoll ist, dass ich diese nicht in wenigen Stunden erlernen kann, bin ich mir ganz sicher, dass ich dir eine kompetente KollegIn empfehlen kann.
Das Angebot
Nach unserem Gespräch erstelle ich dir ein auf dich und dein Unternehmen zugeschnittenes Angebot. Dieses erhältst du von mir per Mail. Ich bitte dich dann dabei immer um eine kurze Bestätigungsmail, in der du das Angebot annimmst oder ausschlägst.
Die Verträge
Hast du mein Angebot bestätigt, bekommst du noch einiges an Papierkram von mir. Ich schicke dir einige Unterlagen, wie zum Beispiel einen Dienstleistungsvertrag, eine Verschwiegenheitserklärung und noch ein paar andere Dinge. Diese kannst du dir in Ruhe durchlesen, unterschreiben und an mich zurückschicken.
Der Ablauf der Dienstleistungen
Je nachdem, was wir ausgemacht haben und welchen Bereich ich für dich übernehme, arbeite ich regelmäßig zu für mich passenden Zeiten. Diese Arbeit tracke ich mit dem Zeitmanagement-Tool „Toggl“ (dies nur, wenn wir eine Abrechnung nach Stunden abgemacht haben). Die Auflistung der gearbeiteten Stunden bekommst du von mir am Ende des Monats zusammen mit der Rechnung zugeschickt.
Hast du eine Deadline, welche eingehalten werden soll, arbeite ich natürlich so, dass ich diese gewährleisten kann. Oftmals versuche ich schon deutlich vorher mit dem Auftrag fertig zu sein, damit wir noch einen Puffer haben, sollte noch etwas abgeändert werden müssen.
Die Rechnung
Da ich in Nordschweden lebe und du wahrscheinlich in Deutschland oder Österreich, schreibe ich meine Rechnungen mit dem Reverse-Charge-System. Dies bedeutet, dass ich meine Rechnungen netto und ohne ausgewiesene Umsatzsteuer ausstelle (außer du bist nicht im Besitz einer VAT-Nr., dies ist häufig bei Unternehmen im Gesundheitsbereich, wie Heilpraktiker oder Physiotherapeuten der Fall, hier rechne ich mit der für dein Land typischen Umsatzsteuer ab)
Buchst du ein Paket bei mir, wird dies im Voraus abgerechnet. Abrechnung nach Stunden werden am Ende des Monats abgerechnet.
Die Zusammenarbeit im allgemeinen
Ich arbeite sehr gerne mit meinen KundInnen auf langfristiger Basis zusammen. Je länger man miteinander arbeitet, desto besser lernt man sich kennen und weiß auch, was dem Gegenüber wichtig ist.
Mir ist es außerdem sehr wichtig, einander auf Augenhöhe zu begegnen. Wir sind beide Unternehmer und keiner von uns steht im Angestelltenverhältnis.
Auch wünsche ich mir konstruktive Kritik, aber auch einmal Lob, von beiden Seiten.
Du siehst, die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz ist kein Hexenwerk. Dies ist für dich, der vielleicht noch nie mit einer Assistenz zusammengearbeitet hat, eine Erläuterung, wie eine Zusammenarbeit ablaufen KANN. Wie am Anfang schon erwähnt, ist dies oft von Mensch zu Mensch unterschiedlich.
Du darfst dich schon einmal auf meinen nächsten Blogbeitrag freuen, in welchem ich dir ganz genau erkläre, in welchen Bereichen ich dich besonders unterstützen kann.
Sollte dich aber schon dieser Beitrag neugierig auf mich gemacht haben, würde ich mich freuen, wenn du einen unverbindlichen und kostenlosen Kennenlerntermin mit mir ausmachen würdest.
Hierzu kannst du mir gerne eine Mail schreiben oder einfach über mein Buchungstool einen Termin bei mir buchen.